ReelRock

VOD

REGULAMIN EXPO
OGÓLNE WARUNKI UCZESTNICTWA
W STREFIE EXPO 30. FESTIWALU GÓRSKIEGO W LĄDKU-ZDROJU

I. Informacje Ogólne

Organizator Festiwalu Górskiego: Stowarzyszenie TKKF Kompas, Pasterka 6, 57-350 Kudowa Zdrój, NIP: 583-295-83-02, REGON: 220210253, Sąd Rejonowy w Gdańsku, XII Wydział Gospodarczy KRS 0000249855, zwany dalej Organizatorem.

Sprzedawca przestrzeni wystawienniczej w Strefie Expo 30. Festiwalu Górskiego: Go Active Edyta Papież, ul. Wachowiaka 30/10, 81-418 Gdynia, NIP: 844-166-51-29, REGON: 221678120, zwany dalej Sprzedawcą, reprezentowany przez Sebastiana Dziurdzikowskiego, tel. +48 696403230, e-mail: s.dziurdzikowski@kompas.pl.

Termin: Strefa Expo 30. Festiwalu Górskiego czynna jest w dniach:

  • Czwartek – Sobota (04-06.09.2025): 09:00 – 21:00
  • Niedziela (07.09.2025): 09:00 – 18:00

Miejsce: Lądek-Zdrój, wyznaczone strefy na ul. Cienistej, Zamkowej, Alei Modrzewiowej, Parku Centralnym oraz Placu Mariańskim. Szczegółowy plan stoisk zostanie opublikowany po 31.08.2025 na stronie internetowej festiwalu.

II. Zasady Uczestnictwa

Uczestnictwo w Strefie Expo 30. Festiwalu Górskiego wymaga:

  1. Wypełnienia formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Organizatora.
  2. Dokonania wymaganej opłaty zgodnie z ustaleniami ze Sprzedawcą na podane konto Sprzedawcy najpóźniej do 10.08.2025:
    MBANK 43 1140 2004 0000 3402 7876 1485, z dopiskiem: „Opłata za stoisko na 30. Festiwalu Górskim”.
  3. Przesłania potwierdzenia zapłaty na podany adres e-mail.

Lokalizacja stoiska wystawcy jest ustalana przez Sprzedawcę w zależności od warunków organizacyjno-technicznych.

Wystawca zobowiązany jest do posiadania namiotu wystawowego zgodnego z zadeklarowanymi w zgłoszeniu parametrami. Wystawca odpowiada za wyposażenie swojego stoiska, a wszystkie materiały muszą spełniać normy BHP i PPOŻ.

Sprzedawca zapewnia przyłącze prądu o maksymalnej mocy 0,5 kW, znajdujące się do 25 metrów od namiotu wystawcy. Wystawca zobowiązany jest do posiadania odpowiednio długiego przedłużacza z minimalnym stopniem ochrony IP44.

Po przyjeździe do Strefy Expo Wystawca musi zgłosić się do Biura Festiwalu, aby odebrać wymagane karty wjazdowe oraz identyfikatory. Wjazd na teren Expo mają tylko wystawcy z wypełnionymi kartami wjazdu pojazdów.

Montaż i demontaż stoisk, a także transport, załadunek i rozładunek eksponatów mogą odbywać się wyłącznie poza godzinami pracy Expo. W wyjątkowych przypadkach, uzgodnionych ze Sprzedawcą, mogą być realizowane w godzinach pracy Expo. W trakcie pracy Expo pojazdy wystawców muszą znajdować się w wyznaczonych strefach parkingowych.

Wystawca zobowiązuje się do otwarcia i prowadzenia stoiska w godzinach pracy Expo. Zamknięcie stoiska przed oficjalnym zakończeniem pracy wymaga zgody Sprzedawcy.

W dniach 04-07.09.2025, teren Expo będzie monitorowany przez firmę ochroniarską po godzinach pracy.

Firmy sprzedające napoje alkoholowe muszą uzyskać odpowiednie zezwolenie z Urzędu Miasta w Lądku-Zdroju.

Wystawca zobowiązany jest do eksponowania towarów i usług zgodnych z informacjami podanymi w formularzu zgłoszeniowym w sekcji „asortyment”.

III. Warunki Płatności

Formularz zgłoszeniowy stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT.
Wystawca musi dokonać płatności najpóźniej do 10.08.2025, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Sprzedawcę.

IV. Warunki Rezygnacji

  • Jeśli Strefa Expo nie odbędzie się z przyczyn leżących po stronie Sprzedawcy, Wystawcy otrzymają pełny zwrot wpłaconych środków lub na wniosek kwota zostanie zaliczona na poczet przyszłych wydarzeń.
  • Jeśli Wystawca zrezygnuje z udziału przed 10.08.2025, przysługuje mu zwrot 50% wpłaconej kwoty.
  • W przypadku rezygnacji po 10.08.2025, opłata nie podlega zwrotowi.
  • Wymagane jest pisemne oświadczenie o rezygnacji.

V. Postanowienia Końcowe

  • Reklamacje wystawców wobec Sprzedawcy muszą być zgłoszone w formie pisemnej najpóźniej do godziny 19:00 dnia 07.09.2025. Reklamacje po tym terminie nie będą rozpatrywane.
  • Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane kradzieżą, pożarem, burzą, gradem, działaniem osób trzecich oraz skutkami pandemii COVID-19.
  • Z uwagi na plenerowy charakter Strefy Expo, Sprzedawca nie odpowiada za pogorszenie warunków ekspozycji spowodowane pogodą.
  • Umieszczanie reklam i materiałów promocyjnych poza stoiskiem wymaga zgody Sprzedawcy i dodatkowej opłaty.
  • Wystawca zobowiązuje się do utrzymania czystości na stoisku oraz przestrzegania przepisów BHP i PPOŻ.
  • Każdemu wystawcy przysługuje jedna 4-dniowa wejściówka (Karnet Sudecki). Można zakupić dodatkowe wejściówki z 50% rabatem (maksymalnie 4 sztuki).
  • Sprzedawca zastrzega sobie prawo do odwołania Strefy Expo z powodów niezależnych, w tym warunków pogodowych. Koszty poniesione przez Wystawcę (np. dojazd, wynagrodzenie pracowników) nie podlegają zwrotowi.
  • Nieprzestrzeganie niniejszych warunków może skutkować zerwaniem umowy, karami umownymi lub postępowaniem sądowym.
  • Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Sprzedawcy.

Zgłoś się na EXPO
Zgłoś się na EXPO
Sign up for the expo
Sign up for the expo

EXPO REGULATIONS
GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF PARTICIPATION
in the EXPO ZONE of the 30th MOUNTAIN FESTIVAL in LĄDEK-ZDRÓJ

I. General Information

Organizer of the Mountain Festival: Stowarzyszenie TKKF Kompas, Pasterka 6, 57-350 Kudowa Zdrój, NIP: 583-295-83-02, REGON: 220210253, District Court in Gdańsk, XII Commercial Division KRS 0000249855, hereinafter referred to as the Organizer.

Exhibition space seller in the Expo Zone of the 30th Mountain Festival: Go Active Edyta Papież, ul. Wachowiaka 30/10, 81-418 Gdynia, NIP: 844-166-51-29, REGON: 221678120, hereinafter referred to as the Seller, represented by Sebastian Dziurdzikowski, tel. +48 696403230, e-mail: s.dziurdzikowski@kompas.pl.

Date: The Expo Zone of the 30th Mountain Festival will be open on:

  • Thursday – Saturday (04-06.09.2025): 09:00 – 21:00
  • Sunday (07.09.2025): 09:00 – 18:00

Location: Lądek-Zdrój, designated zones on Cienista Street, Zamkowa Street, Modrzewiowa Avenue, Central Park, and Mariański Square. The detailed stall layout will be published after 31.08.2025 on the festival website.

II. Participation Rules

Participation in the Expo Zone of the 30th Mountain Festival is conditional upon:

  1. Completing the registration form available on the Organizer’s website.
  2. Making the required payment as agreed with the Seller to the designated Seller’s account no later than 10.08.2025:
    MBANK 43 1140 2004 0000 3402 7876 1485, with the note: „Fee for stall at the 30th Mountain Festival”.
  3. Sending a payment confirmation to the provided email address.

The location of the exhibitor’s stall is determined by the Seller based on organizational and technical conditions.

The Exhibitor is required to have a tent in accordance with the specifications declared in the application form. The Exhibitor is responsible for equipping their tent, and all materials used must comply with health and safety (H&S) and fire protection (PPOŻ) standards.

The Seller provides an electrical connection with a maximum power of 0.5kW, located up to 25 meters from the Exhibitor’s tent. The Exhibitor must have an appropriately long extension cord with a minimum IP44 protection rating.

Upon arrival at the Expo Zone, the Exhibitor must report to the Festival Office to collect the required entry cards and ordered badges. Only exhibitors with completed vehicle entry forms are allowed to enter the Expo Zone.

Assembly and disassembly of stalls, as well as transportation, loading, and unloading of exhibits, may only take place outside the Expo’s operating hours. In exceptional cases, approved by the Seller, this may be allowed during operating hours. During operating hours, exhibitors’ vehicles must remain in designated parking areas.

The Exhibitor must open and operate the stall during the Expo’s working hours. Closing the stall before the official closing time is only possible with the Seller’s approval.

From 04-07.09.2025, the Expo area will be monitored by a security company after working hours.

Companies selling alcoholic beverages must obtain the appropriate permit from the City Office in Lądek-Zdrój.

Exhibitors are required to display goods and services in accordance with the information provided in the application form under the „assortment” section.

III. Payment Terms

The registration form serves as the basis for issuing a VAT invoice.
The Exhibitor must make the payment by 10.08.2025, based on the VAT invoice issued by the Seller.

IV. Cancellation Policy

  • If the Expo Zone cannot take place due to reasons attributable to the Seller, the Exhibitors will receive a full refund or, upon request, the payment will be transferred to future events.
  • If the Exhibitor cancels participation before 10.08.2025, they are entitled to a 50% refund of the total payment.
  • If the Exhibitor cancels after 10.08.2025, the fee is non-refundable.
  • A written cancellation statement is required.

V. Final Provisions

  • Any claims by Exhibitors against the Seller must be submitted in writing and will be reviewed only if filed by the last day of the Mountain Festival (07.09.2025, by 19:00). Claims filed after this deadline will not be considered.
  • The Seller is not liable for damages to Exhibitors caused by theft, fire, storms, hail, visitors, or COVID-19-related events.
  • Due to the outdoor nature of the Expo Zone, the Seller is not responsible for any deterioration of exhibition conditions caused by weather before or during the event.
  • Placing advertisements and promotional materials outside the stall requires the Seller’s consent and an additional fee.
  • By submitting the electronic application form, the Exhibitor agrees to comply with the General Terms and Conditions.
  • The Exhibitor is responsible for keeping their stall and surrounding area clean and adhering to all safety and fire protection regulations within the Expo Zone.
  • Each Exhibitor is entitled to one 4-day standard festival pass (Sudecki Pass), granting access to ticketed festival areas. Additional passes may be purchased at a 50% discount (maximum 4 extra passes per exhibitor).
  • The Seller reserves the right to cancel the Expo Zone due to circumstances beyond their control, including weather conditions. Cancellation notifications will be made via phone, email, or mail to the address provided in the application form. The Seller will not refund any incurred costs, such as travel expenses or staff wages.
  • Non-compliance with these terms by the Exhibitor may result in contract termination, penalties, or legal action.
  • Polish Civil Code regulations apply to legal relations between the Exhibitor and the Seller. Any disputes arising from participation in the Expo Zone will be settled by the court competent for the Seller’s registered office.